Evaluarea impactului asupra protecției datelor

1. Obiectul și contextul evaluării

Sistemul de supraveghere video al condominiului există și funcționează. A fost instalat în perioada 2020–2021, înainte de intrarea în vigoare a Legii nr. 195/2024 (23 august 2026). Prelucrarea imaginilor este, așadar, în curs, iar prezenta evaluare se întocmește acum, înaintea hotărârii adunării generale privind menținerea sistemului și înaintea aplicării măsurilor organizatorice și tehnice prevăzute de aceasta.

Evaluarea este obligatorie. Sistemul cuprinde 33 de camere amplasate pe curte, parcări, terenuri de joacă, stadion, holuri și ascensoare — spații folosite zilnic de câteva sute de persoane și accesibile oricui intră în perimetrul condominiului. Aceasta este „monitorizarea sistematică pe scară largă a unei zone accesibile publicului” prevăzută la art. 35 alin. (3) lit. c), pentru care legea cere evaluarea impactului înaintea prelucrării.

Evaluarea urmează conținutul minim stabilit la art. 35 alin. (7): descrierea sistematică a prelucrării și a scopurilor (capitolul 2), evaluarea necesității și proporționalității (capitolul 3), evaluarea riscurilor pentru drepturile și libertățile persoanelor vizate (capitolul 4) și măsurile de atenuare a riscurilor (capitolul 5). Capitolul 6 conține concluzia și decizia operatorului, capitolul 7 consultarea persoanelor vizate, iar capitolul 8 planul de acțiune.

2. Descrierea sistematică a prelucrării

2.1. Componentele sistemului

Ambele înregistratoare se află într-o încăpere din subsolul condominiului. Niciun înregistrator nu are activate funcții de analiză inteligentă (recunoaștere facială, detectare a fețelor, recunoaștere a numerelor de înmatriculare, numărare de persoane, hărți de căldură), deși modelul DHI-NVR4232-EI le oferă tehnic — verificat de administrator la data de 1 octombrie 2026. Nu se înregistrează sunet. Camerele interioare (ascensoare, holuri) sunt conectate la DHI-NVR2116HS-4KS2 (10 canale în uz), iar cele 23 de camere exterioare la DHI-NVR4232-EI. Inventarul din Anexa nr. 1 la Hotărârea nr. 2 redă, pentru fiecare poziție, și denumirea tehnică a camerei din programul de vizionare, astfel încât inventarul votat și lista din sistem să fie identice. Denumirile tehnice „Spre Călărași” și „Policlinica 5” desemnează parcările orientate spre reperele respective, nu obiective din afara condominiului; câmpul vizual al acestor camere se verifică cu prioritate (măsura M6).

Imaginile sunt accesate prin programul SmartPSS Lite instalat pe calculatorul asociației și prin interfața web a înregistratoarelor. Înregistratorul DHI-NVR4232-EI avea serviciul de acces prin serverele producătorului (P2P/cloud) activ la data de 8 septembrie 2026; acest serviciu urmează să fie dezactivat (capitolul 5, măsura M4).

2.2. Natura datelor prelucrate

• imagini video în mișcare ale persoanelor și vehiculelor aflate în zonele filmate, cu data și ora captării;
• numerele de înmatriculare ale vehiculelor, în măsura în care sunt vizibile în imagine; ele sunt citite de o persoană, la vizionare, nu de sistem;
• fără sunet, fără date biometrice (nu se aplică tehnici de prelucrare care să permită identificarea unică a unei persoane), fără profilare automată;
• date generate de sistem: jurnalul de operațiuni al fiecărui înregistrator (autentificări, redări, exporturi), registrul extragerilor și registrul cererilor ținute de administrator.

2.3. Persoanele vizate

2.4. Scopurile prelucrării și interesele legitime urmărite

Scopurile sunt cele stabilite la pct. 4 din Hotărârea nr. 2, determinate pe zone: prevenirea și documentarea deteriorării părților comune, a actelor de vandalism și a furturilor; siguranța persoanelor care folosesc ascensoarele, holurile și parcările, inclusiv documentarea accidentelor; constatarea nerespectării regulilor de depozitare și sortare a deșeurilor — numai la constatarea unei nereguli concrete — și a blocării accesului la încăperea pentru deșeuri, în vederea somării, a recuperării cheltuielilor și a înlăturării obstacolului. Interesele legitime ale operatorului sunt conservarea părților comune pe care le administrează, protejarea bunurilor proprietarilor aflate pe părțile comune și siguranța locatarilor.

Prelucrarea în orice alt scop este interzisă, cu excepția punerii înregistrărilor la dispoziția autorităților și a exercitării drepturilor persoanelor vizate (pct. 4 alin. (2) din Hotărârea nr. 2).

2.5. Fluxul datelor și destinatarii

• Captare: camerele transmit imaginile, prin rețeaua locală a condominiului, către cele două înregistratoare din subsol.
• Stocare: pe discurile înregistratoarelor, cu suprascriere automată la expirarea duratei de păstrare.
• Vizionare: local, pe calculatorul asociației, și de la distanță, de către administrator și membrii consiliului, prin conturi individuale (după aplicarea pct. 6 din Hotărârea nr. 2 — exclusiv prin conexiune aflată sub controlul asociației).
• Extragere: numai cu consemnarea prealabilă a motivului în registrul extragerilor; secvențele extrase se salvează în spațiul de stocare desemnat al asociației.
• Destinatari: organele de urmărire penală, instanța și alte autorități, la solicitare scrisă sau ca anexă la plângerea asociației; persoana vizată, pentru propria imagine; proprietarul care a sesizat un incident, numai dacă secvența nu conține terți identificabili. Nicio altă persoană.
• Transferuri în afara Republicii Moldova: niciunul după dezactivarea serviciului P2P/cloud al producătorului. Până la dezactivare, conexiunea prin serverele producătorului constituie un transfer fără garanții, tratat ca risc (R2).

2.6. Durata de păstrare

Hotărârea nr. 2 stabilește o durată maximă de 30 de zile calendaristice. Durata efectivă, determinată de capacitatea discurilor, este în prezent:

3. Evaluarea necesității și a proporționalității

3.1. Temeiul juridic

Prelucrarea se întemeiază pe interesul legitim al operatorului (art. 6 alin. (1) lit. f) din Legea nr. 195/2024). Consimțământul nu este un temei adecvat: nu poate fi obținut de la fiecare persoană care intră în perimetru și nu ar putea fi retras fără oprirea camerei. Nu există o obligație legală care să impună supravegherea video; există însă obligația asociației și a administratorului de a administra și conserva părțile comune (Legea nr. 187/2022), în a cărei executare sistemul este un mijloc. Temeiul interesului legitim cere îndeplinirea cumulativă a trei condiții: un interes legitim real și actual, necesitatea prelucrării pentru acel interes și prevalența lui asupra drepturilor persoanelor vizate. Ele sunt examinate în continuare.

3.2. Interesul legitim: istoricul incidentelor (2022–2026)

Interesul asociației nu este ipotetic. În perioada 2022–2026 s-au înregistrat în condominiu următoarele categorii de incidente (cifrele provin din evidențele administratorului; cazurile marcate ca nedocumentate au fost soluționate amiabil, fără acte):

3.3. Eficacitatea dovedită a sistemului

În 2026, după spargerea aparatului de interfonie, înregistrările au permis identificarea persoanei responsabile — un minor. Administratorul a contactat reprezentantul legal al acestuia și, prin înțelegere amiabilă, costul reparației a fost achitat direct societății care deservește interfonia, fără proces și fără sesizarea poliției. Cazul arată două lucruri: că sistemul își atinge scopul declarat (documentarea deteriorărilor și recuperarea cheltuielilor) și că imaginile permit identificarea unor persoane vulnerabile, ceea ce impune garanțiile prevăzute la capitolul 5 — scop declarat, acces restrâns, consemnarea motivului, interdicția publicării.

În plus, organul de poliție a solicitat în mod repetat înregistrări în cadrul unor cercetări, ceea ce confirmă utilitatea lor ca probă.

3.4. Necesitatea: alternativele examinate

Operatorul a examinat dacă interesele urmărite pot fi atinse prin mijloace mai puțin intruzive:

Concluzie: niciuna dintre alternative nu atinge, singură sau combinată, scopurile urmărite; supravegherea video rămâne necesară, dar numai în forma minimizată descrisă la pct. 3.7.

3.5. Proporționalitatea pe zone

Intruzivitatea supravegherii diferă de la o zonă la alta. Evaluarea separă zonele după gradul de ingerință în viața privată și după istoricul concret al incidentelor:

Ascensoarele și terenurile de joacă rămân zonele cu ingerința cea mai mare, iar incidentele care le justifică sunt în mare parte nedocumentate oficial, fiind soluționate amiabil. Aceste camere sunt cele mai expuse unei contestări; măsurile specifice de mai sus (durată redusă, orientare restrictivă, vizionare numai la incident, reevaluare la 12 luni) sunt condiția menținerii lor. De acum înainte administratorul consemnează fiecare incident în registrul cererilor, inclusiv pe cele soluționate amiabil, pentru ca istoricul să fie documentat la următoarea actualizare.

3.6. Proporționalitatea duratei de păstrare

Durata maximă de 30 de zile este justificată pentru parcări: deteriorările unui autovehicul se observă adesea la zile sau săptămâni după producere, iar proprietarii plecați din localitate le constată la întoarcere. Pentru spațiile interioare (ascensoare, holuri) incidentele se observă imediat, iar 14 zile sunt suficiente; păstrarea actuală de 40 de zile nu este justificată de niciun scop și se reduce. Pentru zonele exterioare, durata efectivă de 16 zile, impusă de capacitatea discului, se acceptă ca atare; extinderea capacității nu este necesară.

3.7. Minimizarea

Prelucrarea este limitată la ceea ce este necesar prin următoarele constrângeri, toate consacrate în Hotărârea nr. 2:

• câmpul vizual limitat la părțile comune și la perimetrul cadastral; mascarea digitală a oricărei porțiuni care depășește perimetrul (pct. 2);
• fără sunet, fără recunoaștere facială, fără citire automată a numerelor, fără profilare; clasificarea om/vehicul, dacă s-ar folosi, servește doar reducerii alarmelor false (pct. 3);
• scopuri enumerate limitativ, pe zone; interdicția expresă a monitorizării unei persoane determinate (pct. 4);
• durată de păstrare de cel mult 30 de zile; 14 zile pentru interior (pct. 5);
• acces nominal, prin conturi individuale, numai administratorului și membrilor consiliului; vizionarea în timp real doar la un eveniment concret; extragerea numai cu motiv consemnat în prealabil (pct. 6);
• eliberarea copiilor numai autorităților, persoanei vizate și — fără terți identificabili — proprietarului care a sesizat un incident (pct. 7);
• interdicția publicării imaginilor (art. 13 din Regulament).

3.8. Așteptările rezonabile ale persoanelor vizate

Proprietarii decid ei înșiși, prin vot, asupra menținerii sistemului și cunosc existența camerelor. Camerele sunt vizibile, iar anunțurile de la intrări și nota de informare completă de pe pagina asociației aduc la cunoștință scopurile, durata și drepturile. Supravegherea parcărilor și a holurilor corespunde așteptărilor obișnuite ale locatarilor unui bloc. Ascensoarele și terenurile de joacă depășesc aceste așteptări și de aceea beneficiază de garanții suplimentare. Vizitatorii și trecătorii sunt informați prin anunțuri amplasate înaintea zonei filmate, inclusiv la înălțimea ochilor unui copil.

3.9. Concluzia privind proporționalitatea

Pentru parcări, zona deșeurilor și holuri, interesul legitim al asociației prevalează asupra ingerinței, care este limitată, previzibilă și însoțită de garanții. Pentru ascensoare, terenurile de joacă, stadion și interiorul încăperii pentru deșeuri, prevalența se sprijină pe incidente reale, dar în mare parte nedocumentate oficial, și este condiționată de aplicarea strictă a măsurilor specifice; aceste zone se reevaluează la 12 luni, cu posibilitatea suspendării camerelor fără o nouă hotărâre a adunării generale.

4. Evaluarea riscurilor pentru drepturile și libertățile persoanelor vizate

Probabilitatea și gravitatea sunt apreciate pe trei trepte (scăzută / medie / ridicată), înainte de aplicarea măsurilor din capitolul 5.

5. Măsurile de atenuare a riscurilor

6. Concluzia și decizia operatorului

Înainte de aplicarea măsurilor, patru riscuri sunt ridicate (R1, R2, R3, R4) și unul este cert (R3 — durata de 40 de zile). Niciunul nu rezultă din natura sistemului, ci din modul în care a fost exploatat până acum: fără conturi individuale, cu serviciu cloud activ, cu durată de păstrare nejustificată și fără informare completă.

După aplicarea măsurilor M1–M16, riscul rezidual este scăzut pentru parcări, zona deșeurilor și holuri, și mediu-scăzut pentru terenurile de joacă, ascensoare și interiorul încăperii pentru deșeuri, unde el rămâne condiționat de reevaluarea la 12 luni.

Operatorul decide menținerea sistemului în forma descrisă în Hotărârea nr. 2, cu următoarele condiții, fără de care prezenta evaluare nu mai susține prelucrarea:

• reducerea duratei de păstrare pe înregistratorul interior înainte de transmiterea buletinelor de vot (M3);
• dezactivarea serviciului P2P/cloud și înlocuirea lui cu o conexiune sub controlul asociației, în cel mult 30 de zile (M4);
• conturi individuale și angajamente semnate pentru toate persoanele cu acces, în 15 zile (M1);
• anunțurile de informare la toate intrările și zonele filmate, în 15 zile (M8);
• documentarea, de acum înainte, a fiecărui incident în registrul cererilor, inclusiv a celor soluționate amiabil.

Consultarea prealabilă a Centrului Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal (art. 36) nu este necesară: riscul rezidual nu este ridicat, cu condiția aplicării măsurilor de mai sus. Dacă actualizarea evaluării ar constata un risc rezidual ridicat pentru vreo zonă, administratorul consultă Centrul înainte de orice extindere a prelucrării, conform pct. 13 alin. (2) lit. b) din Hotărârea nr. 2.

Prezenta evaluare se revizuiește: în 30 de zile de la adoptarea Hotărârii nr. 2 (versiunea 2.0); anual; la orice modificare a numărului, amplasamentului sau funcțiilor camerelor; la orice incident de securitate; la o modificare legislativă relevantă.

7. Consultarea persoanelor vizate și a consiliului

Persoanele vizate sunt consultate prin procedura adunării generale: prezenta evaluare se pune la dispoziția tuturor proprietarilor odată cu materialele adunării, iar votul prin corespondență asupra Hotărârilor nr. 2 și 3 exprimă poziția lor. Observațiile primite până la expirarea termenului de vot se consemnează și se examinează la actualizarea evaluării. Proprietarii pot transmite observații prin formularul de pe pagina asociației, prin poștă electronică sau telefonic.

Consiliul asociației a fost consultat în ședința din ______________; avizul este consultativ (pct. 13 alin. (1) din Hotărârea nr. 2).

Nu a fost consultat un responsabil cu protecția datelor, acesta nefiind desemnat (fișa documentului).

8. Planul de acțiune