Hotărârea nr. 2 privind menținerea sistemului de supraveghere video

Adunarea generală a Asociației de Proprietari din Condominiu „A0120-0180”, întrunită prin corespondență, în temeiul art. 34 alin. (3) lit. t) și alin. (6) din Legea nr. 187/2022 cu privire la condominiu,

luând în considerare că prelucrarea imaginilor se întemeiază pe interesul legitim al asociației prevăzut la art. 6 alin. (1) lit. f) din Legea nr. 195/2024 privind protecția datelor cu caracter personal, iar prezenta hotărâre nu constituie și nu înlocuiește consimțământul persoanelor vizate,

având în vedere incidentele înregistrate în condominiu în perioada 2022–2026 — deteriorarea lunară a autovehiculelor parcate, furtul din autovehiculul unui proprietar (2024), cinci furturi de biciclete, un accident în care o persoană a fost lovită de o bicicletă în curte (2026), lovirea peretelui blocului din str. N. Costin 44/6 (2024), spargerea aparatului de interfonie (2026), degradarea continuă a stadionului, depunerea repetată a deșeurilor în afara platformei și în spațiile comune, incidente de igienă în ascensoare, incidente privind siguranța copiilor pe terenurile de joacă și cinci cazuri de activități ilicite sesizate organului de poliție — cheltuielile suportate de asociație pentru remedierea lor, solicitările repetate ale organului de poliție privind înregistrările și faptul că măsurile organizatorice aplicate anterior nu au fost suficiente,

având în vedere evaluarea preliminară a impactului asupra protecției datelor cu caracter personal, întocmită de administrator la data de ______________ și pusă la dispoziția proprietarilor odată cu materialele adunării,

HOTĂRĂȘTE:

1. Menținerea sistemului. Se aprobă menținerea în funcțiune a sistemului de supraveghere video amplasat pe părțile comune ale condominiului, compus din 33 de camere, conform inventarului din Anexa nr. 1, care face parte integrantă din prezenta hotărâre.

2. Zonele filmate.

(1) Camerele filmează exclusiv părțile comune ale condominiului și terenul aferent aflat în perimetrul cadastral al condominiului, în gestiunea asociației în temeiul ______________________________ (actul autorității publice locale nr. ______ din ______________). Se dispune ca niciun câmp vizual să nu cuprindă:

a) interiorul unităților, ferestrele sau ușile de apartament;

b) proprietăți vecine care nu aparțin condominiului;

c) carosabilul, trotuarul sau alte porțiuni de domeniu public din afara perimetrului cadastral al condominiului.

(2) Administratorul verifică respectarea acestei limite pentru fiecare cameră în termen de 30 de zile de la adoptarea prezentei hotărâri și la fiecare modificare a orientării unei camere, și aplică mascarea digitală a zonelor care depășesc perimetrul, acolo unde reorientarea fizică nu este suficientă.

3. Interdicția înregistrării audio și a identificării automate.

(1) Sistemul nu înregistrează și nu transmite sunet. Funcția de captare audio este dezactivată pe toate camerele și înregistratoarele.

(2) Funcțiile de recunoaștere facială, de identificare biometrică, de detectare a fețelor cu extragerea sau indexarea cadrelor cu fețe, de căutare în arhivă după imagine facială sau după atributele unei persoane, de recunoaștere automată a numerelor de înmatriculare, de numărare a persoanelor și de hărți de căldură sunt dezactivate pe toate înregistratoarele. Activarea lor nu este permisă; ea ar fi posibilă numai în condițiile art. 9 din Legea nr. 195/2024, prin hotărâre a adunării generale, după o evaluare a impactului asupra protecției datelor.

(3) Clasificarea automată a mișcării în persoane și vehicule, folosită exclusiv pentru reducerea alarmelor false, fără stocarea de caracteristici ale persoanelor, este permisă și se menționează în nota de informare.

(4) Administratorul consemnează dezactivările prevăzute la alin. (1) și (2) într-un act datat și le reverifică după fiecare actualizare a programului înregistratoarelor.

4. Scopurile prelucrării.

(1) Sistemul funcționează exclusiv pentru următoarele scopuri, determinate pe zone:

a) Ascensoare și holuri de la parter (10 camere): prevenirea și documentarea deteriorării părților comune, a actelor de vandalism și a furturilor; siguranța persoanelor care folosesc aceste spații.

b) Interiorul încăperii pentru deșeuri (1 cameră): prevenirea și documentarea deteriorării tomberoanelor și a încăperii; constatarea nerespectării regulilor de depozitare și sortare a deșeurilor stabilite prin regulamentul condominiului — depunerea în afara tomberoanelor, deșeuri nesortate, deșeuri voluminoase sau de construcție fără acordul prealabil al administratorului — în vederea somării persoanei responsabile, a recuperării cheltuielilor suplimentare suportate de asociație în condițiile art. 18 alin. (8) și art. 19 din Legea nr. 187/2022 și, după caz, a sesizării autorităților competente. Înregistrările se vizionează în acest scop numai la constatarea unei nereguli concrete, nu în mod sistematic.

c) Zona din fața încăperii pentru deșeuri (1 cameră): prevenirea forțării porții de acces; identificarea, prin vizionarea înregistrărilor de către persoanele cu drept de acces, a vehiculelor parcate astfel încât să împiedice evacuarea deșeurilor, în vederea înlăturării obstacolului în condițiile art. 76 din Legea nr. 187/2022, a recuperării cheltuielilor cauzate asociației și, după caz, a sesizării autorităților competente.

d) Terenurile de joacă (4 camere): prevenirea și documentarea deteriorării echipamentelor de joacă și a actelor de vandalism, precum și documentarea incidentelor care pun în pericol siguranța copiilor și a însoțitorilor. Întrucât persoanele vizate sunt în principal copii, camerele se orientează spre echipamentele de joacă, nu spre zonele de ședere ale însoțitorilor, înregistrările din aceste zone se vizionează numai la sesizarea unui incident concret, consemnat în prealabil în registrul extragerilor, iar anunțul de informare de la intrarea pe teren cuprinde și o pictogramă și un text pe înțelesul copiilor.

e) Stadionul (1 cameră): prevenirea și documentarea deteriorării instalației sportive și a actelor de vandalism.

f) Parcările (16 camere): prevenirea și documentarea furtului de autovehicule și din autovehicule, a deteriorării acestora și a actelor de vandalism; siguranța persoanelor și documentarea accidentelor produse în curtea condominiului. Locurile de parcare nu sunt înregistrate cu numere cadastrale distincte și constituie părți comune ale condominiului.

(2) Prelucrarea imaginilor în orice alt scop este interzisă, cu excepția punerii lor la dispoziția autorităților în condițiile pct. 7 alin. (1) lit. a) și a exercitării drepturilor persoanelor vizate în condițiile pct. 7 alin. (1) lit. b). Este interzisă în mod expres utilizarea sistemului pentru monitorizarea prezenței, a programului sau a comportamentului obișnuit al unei persoane determinate.

5. Termenul de păstrare.

(1) Înregistrările se păstrează cel mult 30 de zile calendaristice, după care se șterg automat prin suprascriere. Administratorul configurează toate înregistratoarele astfel încât să respecte această durată maximă și consemnează durata efectivă a fiecărui înregistrator în registrul evidențelor activităților de prelucrare.

(2) Prin excepție, secvențele solicitate într-un caz concret de organele de urmărire penală, de instanță sau de alte autorități, cele necesare asociației pentru constatarea unei încălcări ori pentru soluționarea unei cereri sau sesizări formulate potrivit pct. 7 și regulamentului se extrag în spațiul de stocare desemnat și se păstrează până la predarea lor autorității solicitante, cu proces-verbal, sau până la închiderea cazului de către asociație, după care se șterg în termen de 30 de zile. Fiecare extragere se consemnează în registrul extragerilor.

(3) Secvența conservată în urma unei sesizări ori pentru constatarea unei încălcări se șterge și atunci când, în termen de 90 de zile de la conservare, asociația nu a primit solicitarea unei autorități, nu a fost informată despre depunerea unei plângeri și nu a inițiat ea însăși procedura prevăzută la art. 19 din Legea nr. 187/2022. Solicitantul este informat despre acest termen odată cu răspunsul la sesizare.

6. Persoanele cu drept de acces.

(1) Accesul la imaginile în timp real și la arhiva de înregistrări se acordă administratorului asociației și membrilor consiliului asociației, în considerarea funcției deținute, exclusiv prin conturi individuale. Persoanele care au acces la data adoptării prezentei hotărâri sunt nominalizate în Anexa nr. 1 lit. C; administratorul actualizează lista la fiecare schimbare a administratorului sau a componenței consiliului și o comunică proprietarilor odată cu hotărârea adunării generale prin care s-a făcut alegerea.

(2) Persoanele prevăzute la alin. (1) au drept de vizionare în timp real, de redare a arhivei și de extragere a secvențelor, pentru asigurarea continuității și a controlului reciproc al accesărilor. Vizionarea în timp real se face numai în legătură cu un eveniment concret (alarmă, sesizare, intervenție tehnică, verificarea funcționării), nu în mod continuu; nu se instalează monitoare cu afișare permanentă a imaginilor în spații accesibile altor persoane. Accesarea arhivei de către membrii consiliului se face numai pentru un motiv concret, consemnat în prealabil în registrul extragerilor.

(3) Accesul se realizează exclusiv prin conturi individuale, cu nume de utilizator și parolă proprii fiecărei persoane, configurate pe înregistrator. Contul de administrator (admin) al înregistratorului este folosit exclusiv de administratorul asociației, pentru configurare; conturile comune și utilizarea acestui cont de către alte persoane sunt interzise.

(4) Înainte de fiecare extragere sau descărcare a unei secvențe, persoana care o efectuează consemnează în registrul extragerilor: data și ora, numele său, camera și intervalul extras, motivul concret și, dacă este cunoscută, persoana ori autoritatea căreia îi este destinată secvența sau mențiunea „conservare potrivit art. 8 din regulament”. Extragerea fără consemnarea prealabilă a motivului este interzisă. Persoanele cu drept de acces nu extrag secvențe pentru cereri sau sesizări proprii; acestea urmează procedura prevăzută la pct. 7.

(5) Secvențele extrase se salvează exclusiv în spațiul de stocare desemnat. Este interzisă salvarea înregistrărilor pe calculatoarele personale, telefoanele, dispozitivele de stocare mobile ori în conturi de stocare în cloud ale persoanelor cu drept de acces. Secvențele extrase se șterg din spațiul desemnat în termenele prevăzute la pct. 5.

(6) Accesul la distanță la înregistratoare se realizează exclusiv printr-o conexiune aflată sub controlul asociației (rețea privată virtuală sau conexiune directă), de pe dispozitive desemnate de administrator, cu cont individual, fără stocare locală a imaginilor. Serviciile de acces prin servere de intermediere ale producătorului (P2P, cloud), transmiterea de notificări sau de imagini către servere terțe și sincronizarea în cloud sunt dezactivate pe toate înregistratoarele; administratorul consemnează dezactivarea în actul prevăzut la pct. 3 alin. (4) și o reverifică după fiecare actualizare.

(7) Administratorul exportă lunar jurnalul de operațiuni al fiecărui înregistrator. Jurnalele de operațiuni, registrul extragerilor și registrul cererilor se păstrează 3 ani de la întocmire, apoi se distrug.

(8) Accesul unei persoane încetează de drept la data încetării mandatului sau a raporturilor cu asociația. Contul se dezactivează în termen de trei zile lucrătoare de către administrator sau, în privința fostului administrator, de către noul administrator ori de către membrul consiliului care exercită atribuțiile administratorului potrivit art. 44 alin. (4) din Legea nr. 187/2022, care schimbă și parola contului de administrator al înregistratoarelor.

(9) Persoanele nominalizate în Anexa nr. 1 lit. C semnează, în termen de 15 zile de la adoptarea prezentei hotărâri, un angajament de confidențialitate și de prelucrare a datelor numai pe baza instrucțiunilor operatorului, în temeiul art. 29 și art. 32 alin. (4) din Legea nr. 195/2024; persoanele cărora li se acordă acces ulterior îl semnează înainte de acordarea accesului. Accesul persoanei care nu a semnat angajamentul se suspendă de administrator până la semnare. Persoanele cu drept de acces sunt instruite de administrator, cel puțin anual, cu privire la obligațiile lor; instruirea se consemnează.

(10) În termen de 15 zile de la adoptarea prezentei hotărâri, administratorul retrage orice acces, local sau de la distanță, al oricărei persoane care nu figurează în Anexa nr. 1 lit. C, inclusiv al foștilor administratori, al proprietarilor și al prestatorului care a instalat sistemul.

(11) Accesul se suspendă în cazurile și de către persoanele prevăzute la art. 12 din Regulamentul privind supravegherea video în condominiu.

(12) În sensul prezentei hotărâri și al regulamentului: a) registrul extragerilor este registrul ținut de administrator, pe hârtie sau în format electronic, în care se consemnează extragerile de secvențe (pct. 5 și 6), intervențiile tehnice ale prestatorilor (pct. 10) și accesul în încăperea înregistratoarelor (pct. 8); b) registrul cererilor este registrul în care administratorul înregistrează, cu număr și dată, cererile și sesizările privind înregistrările (pct. 7; art. 7 și 8 din regulament); c) spațiul de stocare desemnat este suportul de stocare aflat sub controlul asociației, stabilit de administrator prin dispoziție scrisă; d) jurnalul de operațiuni este jurnalul de sistem generat automat de înregistrator; e) registrul încălcărilor de securitate este evidența prevăzută la art. 33 alin. (5) din Legea nr. 195/2024, ținută de administrator.

7. Eliberarea copiilor.

(1) Copii de pe înregistrări se eliberează:

a) organelor de urmărire penală, instanței și altor autorități publice — la solicitarea scrisă a acestora, în condițiile legii, precum și din inițiativa asociației, ca anexă la plângerea sau denunțul depus de asociație pentru fapte îndreptate împotriva părților comune ori a asociației; predarea se face cu proces-verbal și se consemnează în registrul extragerilor;

b) persoanei vizate, la cerere, în condițiile art. 15 din Legea nr. 195/2024, cu obligația de a proteja imaginea și datele terților prin estompare (blurare) sau alt procedeu echivalent; dacă protejarea terților nu este tehnic posibilă, persoanei vizate i se asigură vizionarea secvenței și a intervalului în care apare, cu angajamentul scris că nu înregistrează ecranul, iar refuzul copiei se motivează în scris, cu indicarea dreptului de a depune plângere la Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal și de a se adresa instanței;

c) proprietarului care a sesizat, în condițiile art. 8 din Regulamentul privind supravegherea video în condominiu (Anexa nr. 2 la Hotărârea nr. 3), o faptă îndreptată împotriva bunurilor sale sau ale asociației, numai dacă secvența nu conține imaginea niciunei persoane și niciun vehicul al unui terț, identificabile direct sau indirect, inclusiv de către solicitant; în caz contrar, administratorul confirmă în scris că înregistrarea există și este conservată și o predă organului de poliție la solicitarea acestuia, cu proces-verbal.

(2) Cererea persoanei vizate și sesizarea proprietarului se depun prin formularul disponibil pe pagina asociației, prin poșta electronică, telefonic sau în scris, direct administratorului. La cererea formulată telefonic, administratorul consemnează el însuși cererea în registrul cererilor și comunică solicitantului numărul de înregistrare. Niciun canal nu este obligatoriu, iar cererea formulată prin orice mijloc produce aceleași efecte.

(3) La primirea cererii sau a sesizării, administratorul conservă secvența indicată înainte de a o examina. Răspunsul se comunică gratuit, în cel mult o lună de la primire, termen care poate fi prelungit cu două luni în cazuri complexe, cu înștiințarea solicitantului în prima lună (art. 12 alin. (3) și (5) din Legea nr. 195/2024).

(4) Eliberarea de copii în afara cazurilor prevăzute la alin. (1), inclusiv altor proprietari din condominiu, este interzisă.

8. Securitatea echipamentelor și a datelor.

(1) Înregistratoarele se păstrează într-o încăpere încuiată din subsolul condominiului, la care au acces fizic numai administratorul și persoanele desemnate de acesta prin dispoziție scrisă, dintre cele care au semnat angajamentul prevăzut la pct. 6 alin. (9). Administratorul ține evidența cheilor. Accesul altor persoane în încăpere, inclusiv al prestatorilor de servicii, se face numai cu însoțitor și se consemnează de administrator în registrul extragerilor.

(2) Orice persoană cu drept de acces, orice prestator și orice membru al organelor asociației care constată accesul neautorizat, pierderea, copierea sau divulgarea neautorizată a înregistrărilor ori a datelor de acces informează imediat administratorul. Administratorul evaluează riscul, notifică Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal în cel mult 72 de ore în condițiile art. 33 din Legea nr. 195/2024, informează persoanele vizate în condițiile art. 34 din aceeași lege și consemnează fiecare caz, inclusiv cele nenotificate, în registrul încălcărilor de securitate.

9. Împuternicirea administratorului de a reduce prelucrarea.

(1) Administratorul este împuternicit și obligat ca, în urma evaluării impactului asupra protecției datelor cu caracter personal și a actualizărilor acesteia, precum și ori de câte ori constată că o cameră depășește ceea ce este necesar pentru scopul declarat, să reorienteze, să mascheze parțial sau să suspende funcționarea camerei respective, fără a fi necesară o nouă hotărâre a adunării generale. Măsura se consemnează într-un act datat, cu actualizarea Anexei nr. 1, a registrului evidențelor activităților de prelucrare și a anunțurilor de informare.

(2) Demontarea definitivă a unei camere a cărei funcționare a fost suspendată se aprobă de adunarea generală imediat următoare; până atunci camera rămâne dezactivată. Instalarea de camere suplimentare, reactivarea unei camere dezactivate, extinderea zonelor filmate sau prelungirea termenului de păstrare rămân în competența exclusivă a adunării generale și nu pot fi dispuse de către administrator.

(3) Administratorul informează adunarea generală imediat următoare despre toate măsurile luate în temeiul prezentului punct.

10. Deservirea tehnică.

(1) Asociația nu are contract permanent de deservire tehnică a sistemului. Intervențiile tehnice se efectuează la solicitarea administratorului, de către prestatori aleși de la caz la caz.

(2) Prestatorul care, în cadrul intervenției, obține acces la înregistrări, la conturile de utilizator ori la configurația înregistratoarelor acționează ca persoană împuternicită de operator. Înainte de intervenție, prestatorul semnează cu asociația un act scris de prelucrare a datelor în numele operatorului, care stabilește obiectul, durata, natura și scopul prelucrării, tipul de date și categoriile de persoane vizate, drepturile asociației și obligațiile prestatorului prevăzute la art. 28 alin. (3) din Legea nr. 195/2024, inclusiv interdicția de a copia date și obligația de a șterge orice date la încheierea intervenției, confirmată în scris. Până la aprobarea modelului prevăzut la pct. 13 alin. (2) lit. f), actul se întocmește de către administrator cu conținutul minim prevăzut în prezentul alineat.

(3) Intervențiile fără acces la înregistrări sau la configurație (cablaj, alimentare, montaj fizic) nu necesită actul prevăzut la alin. (2), dar se efectuează cu însoțitor.

(4) Accesul prestatorului se acordă în prezența administratorului, pe durata strict necesară intervenției. Administratorul consemnează în registrul extragerilor prestatorul, data, obiectul intervenției și datele accesate.

(5) Administratorul nu comunică prestatorilor parola contului de administrator al înregistratoarelor. Dacă o intervenție impune totuși utilizarea acestui cont, el este operat personal de administratorul asociației, în prezența prestatorului, iar parola se schimbă imediat după încheierea intervenției.

11. Informarea persoanelor. Administratorul afișează, în termen de 15 zile de la adoptarea prezentei hotărâri, la fiecare intrare în bloc și la intrarea în fiecare zonă filmată din exterior, un anunț vizibil cuprinzând: pictograma camerei video, denumirea asociației, scopurile și interesele legitime urmărite, temeiul juridic, termenul de păstrare, destinatarii, drepturile persoanei vizate — cu dreptul la opoziție menționat distinct —, datele de contact și adresa paginii asociației la care este disponibilă informarea completă. Anunțurile se amplasează înaintea zonei filmate, la nivelul ochilor, iar la terenurile de joacă și la stadion și la înălțimea ochilor unui copil, cu un text pe înțelesul copiilor; anunțurile se fotografiază, cu data afișată, ca dovadă a informării.

12. Drepturile proprietarilor rămân neatinse. Prezenta hotărâre nu limitează și nu poate fi interpretată ca o limitare a dreptului oricărei persoane vizate de a se opune prelucrării, de a solicita accesul, rectificarea (în măsura în care este aplicabilă), ștergerea sau restricționarea prelucrării (art. 15–18 și 21 din Legea nr. 195/2024), de a obține despăgubiri în condițiile legii, de a depune plângere la Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal ori de a se adresa instanței. Votul „pentru” exprimat de un proprietar nu constituie renunțare la aceste drepturi.

13. Documentele asociației în calitate de operator.

(1) Adunarea generală ia act că asociația are calitatea de operator de date cu caracter personal în sensul Legii nr. 195/2024 și că obligațiile care decurg din această calitate se execută de către administrator, prin dispoziție proprie. Administratorul consultă în prealabil consiliul asociației în condițiile art. 46 alin. (3) din Legea nr. 187/2022; avizul consiliului este consultativ, iar lipsa lui nu afectează valabilitatea dispoziției administratorului.

(2) Administratorul finalizează următoarele documente:

a) în termen de 30 de zile — nota de informare a persoanelor vizate (proprietari, posesori ai unităților, membri ai familiilor, vizitatori, prestatori) privind prelucrarea datelor cu caracter personal (art. 12–14), publicată pe pagina asociației și afișată pe panourile informative, cu dreptul la opoziție prezentat distinct;

b) în termen de 30 de zile — finalizarea și, după caz, actualizarea evaluării impactului asupra protecției datelor cu caracter personal pentru sistemul de supraveghere video (art. 35); dacă evaluarea constată un risc ridicat rezidual, administratorul consultă Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal în condițiile art. 36 înainte de orice extindere a prelucrării și informează consiliul;

c) în termen de 90 de zile — registrul evidențelor activităților de prelucrare, cu poziții distincte pentru supravegherea video și pentru cererile privind înregistrările (art. 30);

d) în termen de 90 de zile — politica internă de securitate și acces, inclusiv modelele registrului extragerilor, registrului cererilor și registrului încălcărilor de securitate și procedura de notificare a încălcărilor (art. 24, 32 și 33);

e) în termen de 90 de zile — modelul angajamentului de confidențialitate al persoanelor cu acces la înregistrări [art. 29 și art. 32 alin. (4)];

f) în termen de 90 de zile — modelul actului de prelucrare a datelor în numele operatorului pentru prestatorii de servicii tehnice [art. 28 alin. (3) și (8)].

(3) Adunarea generală ia act că desemnarea unui responsabil cu protecția datelor nu este obligatorie pentru asociație în condițiile art. 37 alin. (1) din Legea nr. 195/2024; punctul de contact pentru persoanele vizate este administratorul.

(4) Administratorul prezintă o informare privind stadiul acestor documente la adunarea generală imediat următoare.

14. Intrarea în vigoare. Prezenta hotărâre se consideră adoptată la data procesului-verbal de totalizare a voturilor, indicată în antet, intră în vigoare la această dată și se comunică tuturor proprietarilor în condițiile art. 39 alin. (4) din Legea nr. 187/2022.

ANEXA NR. 1

la Hotărârea nr. 2 a adunării generale

INVENTARUL SISTEMULUI DE SUPRAVEGHERE VIDEO ȘI PERSOANELE CU DREPT DE ACCES

Spațiile necompletate din prezenta anexă (lit. B și C) se completează de către administrator înainte de transmiterea buletinelor de vot; anexa se transmite proprietarilor în forma completată.

A. Camerele

Coloana „Denumirea în sistem” redă etichetele tehnice ale camerelor din programul de vizionare. Denumirile „Spre Călărași” și „Policlinica 5” desemnează parcările orientate spre reperele respective, nu obiective din afara condominiului.

B. Înregistratoarele

Niciun înregistrator nu poate fi configurat cu o durată de păstrare mai mare de 30 de zile.

C. Persoanele cu drept de acces la data adoptării hotărârii